Dokumentenmanagement, Archivierungs- und Verschlüsselungsverfahren

Dokumentmanagement, Archivierungs- und Verschlüsselungsverfahren - W3WI_EH304.1

Verortung:

Drittes Studienjahr (5. oder 6. Semester)

Umfang:

25 Vorlesungsstunden und 50 Stunden Selbststudium (2,5 ECTS)

Übergeordnetes Modul:

Fortgeschrittene Konzepte des Informationsmanagements im Gesundheitswesen (W3WI_EH304)

Prüfungsleistung:

Klausur (60 min/60 Punkte) oder

Portfolio (hier mündl. Prüfungsgespräche mit 10min pro Person.)

Literatur

• Bzgl. Dokumentenmanagement:

  

• weitere bzgl. der IT sicherheitsrelevanten Aspekte: Verschlüsselungsverfahren und Signaturen

Motivation

• Die meisten strukturierten Daten liegen elektronisch vor (ERP, CRM, etc.).

• Dokumente liegen aber (noch immer) in Papierform vor (insbesondere in Deutschland) und es gilt dieses Rationalisierungspotential zu heben.

• Alle reden von elektronischen Geschäftsprozessen und Digitalisierung - Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil!

• Wichtige gesetzliche und technische Grundlagen sind geschaffen.

• Experten schätzen, dass 95% der Papierdokumente nach Ablage nicht mehr genutzt werden, da sie zu schwer zu finden sind.

• Ähnlich hohe Werte werden für digitale Dokumente genannt, die ohne weitere Strukturierungshilfen in Dateisystemen oder Datenbanken liegen.

• Die Menge an Dokumenten, die heute entstehen kann durch eine einzelne Person nicht mehr bewältigt werden.

Gegenüberstellung konventionelles Archiv zu DMS

Grundlegende Voraussetzungen für Dokumentenmanagementorganisation

In einer Organisation ist zu regeln:

• Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten

• Fortschreibung und Historienverwaltung von Dokumenten

• Ablage und Archivierung von Dokumenten

• Verteilung und Umlauf von Dokumenten

• Suche nach Dokumenten bzw. Dokumenteninhalten

• Vernichtung von Dokumenten

• Regelung von Verantwortlichkeiten für Inhalt und Verwaltung von Dokumenten

Dokumente - Beispiele

Was ist ein Dokument aus logischer Sicht?

Was ist ein Dokument aus technischer Sicht?

Bestandteile eines Dokumentes

Struktur eines Dokumentes

Dokumente annotieren

Renditions eines Dokumentes

• Man unterscheidet zwischen dem Originalformat des Dokuments (z. B. von MS-Word oder LibreOffice) und Renditions (wie PDF/a und TIFF).

• Formate wie PDF/a und TIFF sind in der Regel langlebiger. Für beide Formate gibt es weitverbreitete Viewer und sie erhalten besser den ursprünglichen optischen Zustand.

• Preview Images sind oft zusätzlich eingebettet.

Hashwerte und Signaturen [1]

• Hashwert ist wie ein mathematischer Fingerabdruck des Dokumentes.

• Dieser Hashwert – verknüpft mit einer persönlichen Signatur – zeigt, dass dieses Dokument von dem Absender der Signatur stammt und das Dokument nicht verändert wurde.

Volltext(-indizierung)

• Für Volltextindizierung wird oft der Volltext - insbesondere wenn er durch OCR/ICR gewonnen wurde - mit dem Dokument abgespeichert.

• Die indizierten Begriffe werden oft mit der Angabe der Fundstelle im Dokument abgespeichert, um innerhalb des Dokuments das Suchergebnis anzeigen zu können.

Versionierung von Dokumenten

• Was ist die aktuelle gültige Version?

• Was hat sich gegenüber den Vorgängern geändert?

• Was ist für die nächste in Bearbeitung?

  • Vorgängerversion(en)

  • Freigegebene Version

  • Bearbeitungsversionen

• Versionen des Dokumentes

• Versionen der Metadaten des Dokumentes

Meta-Daten

• Strukturierte Daten, die das Dokument klassifizieren und beschreiben

  Beispiele:

  • Eindeutige Schlüssel wie Personalnr., Produktnr., ...

  • Stichwörter zum Klassifizieren des Textes

  • Datum der Erstellung, Änderung, ...

  • Autor

  • Kategorien wie Mahnung, Anfrage, Branche, Land, ...

  • Quelle des Dokuments (Zeitschrift...)

Arten von Meta-Daten

• Eindeutiger Schlüssel im DMS

• Fremdschlüssel (z. B. Buchungsnummern)

Beispiele von Meta-Daten einer Verwaltungssoftware für grafische Zeichnungen

Zusammenfassung: Dokumente in einem DMS

Ein Dokument in einem DMS ist ein komplexes Objekt, das aus verschiedenen Komponenten bestehen kann:

• Das Dokument im Originalformat (z. B. odt, docx, xlsx, txt, ...)

• Verschiedene Renditions (pdf, tiff, xml, ....)

• Vorschaubild

• Volltext

• Annotationen (Layer für Anmerkungen, Stempel, ...)

• Hashwert, um elektronische Signaturen zu erzeugen und/oder zu prüfen

• Elektronische Signaturen

• Versionen des Dokumentes

• Metadaten des Dokumentes bzw. der Komponenten des Dokumentes

Dokumentenstrukturen

• Welche Dokumente bilden eine logische Einheit („Mappen“, „Ordner“, „Vorgang“)?

• Metadaten zu diesen Mappen definieren.

• Ein Dokument kann in mehreren Mappen sein.

• Der Inhalt einer Mappe unterteilt sich in:

  1. Dokumente, die immer da sein müssen,

  2. solche, die optional da sind und

  3. in nicht vorhersehbare Exoten.

Zusammengesetzte Dokumente

Komplexes Objekt aus mehreren Dokumenten mit eigener Verwaltungsstruktur:

• Metadaten

• Versionen

• Rechte

Dokumentenlebenszyklus - Überblick

Dokumentenlebenszyklus

Dokumente ...

• entstehen

• verändern sich

• werden festgeschrieben

• dienen als Nachweis / Infoquelle

• müssen bestimmte Zeit aufbewahrt werden

• können bzw. müssen gelöscht werden.

Erstellen von Dokumenten

• Scannen analoger Dokumente (Papier, Mikrofilm, ..)

• Neuerstellung von Dokumenten (Vorlagen im DMS,..)

• Vorhandene Dokumente einstellen (drag and drop)

• Dokumente aus Applikationen übernehmen (SAP-Archive-Link, Mail-Archivierung, ...)

• Spezielle Verfahren bei Migration und Massenimporten

• Indizieren der Dokumente entweder automatisch oder manuell

Nutzen und Bearbeiten von Dokumenten

• Suchen und Retrieval:

  • Volltext

  • Indizes

  • Verknüpfungen (z. B. in Applikationen)

• Ausgabe der Dokumente auf Bildschirm, Drucker, Mail

• Check-out / bearbeiten / Check-in

Rahmenbedingungen für die Lebensdauer von Dokumenten

• Betriebliche Notwendigkeiten

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

• Datenschutzbestimmungen

Löschen von Dokumenten

• Falsche Dokumente (z. B. Fehler beim Indizieren)

• Nicht mehr benötigte Dokumente

• Logisches Löschen

• Physikalisches Löschen

Kerneigenschaften elektronischer Archive

Archiv System müssen die folgenden Eigenschaften bei langjähriger Aufbewahrung unterstützen:

Integrität:

Nachweis, dass die Informationen während der Aufbewahrung nicht verändert oder gelöscht wurden.

Authenzität:

Herkunft lässt sich zweifelsfrei nachweisen.

Lesbarkeit:

Informationen müssen auch in Zukunft lesbar sein.

Revisionssichere elektronische Archivierung

Strategien für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten

• Technikmuseum (Variante: Alte Umgebung emulieren)

• Dauerhafte Formate nutzen

• Migration der Dokumente auf neue Umgebung

Bewertung von Dateiformaten in Hinblick auf die Dauerhaftigkeit

• vollständige und offene Dokumentation (am besten mit Standardisierung)

• Plattformunabhängigkeit

• nicht-proprietär (herstellerunabhängig)

• keine „verlustbehaftete“ oder proprietäre Komprimierung

• keine eingebetteten Dateien, Programme oder Skripte

• keine vollständige oder teilweise Verschlüsselung

• kein Passwortschutz

• relevante Nutzerbasis

Langfristige Aufbewahrung von Dokumenten

Dateiformate und ihre Eignung für die Langzeitarchivierung

SPASSPROJEKT: Entwicklerin erstellt PDF-Dokument in der Größe der Welt

Sind PDFs in ihren Ausmaßen in der Größe limitiert? Eine Frau wollte es genau wissen und erstellte ein Dokument, das größer ist als Deutschland.

PDF-Enthusiastin Alex Chan hat ein Experiment durchgeführt, um ein extrem großes PDF-Dokument zu erstellen – lediglich, um zu sehen, ob es möglich ist. Mit ihrem Wissen über das PDF-Dateiformat machte sich Chan daran, ein PDF-Dokument zu erstellen, das größer ist als die Bundesrepublik Deutschland. [...]

Sie lädt andere Dateiformat-Enthusiasten ein, mit ihr die Möglichkeiten jenseits der dokumentierten Spezifikationen zu erforschen.

—Andreas Donath 3. Februar 2024, 14:21 Uhr

E-Mail-Archivierung - eine besondere Herausforderung

Pflege des Systems

Regelmäßiges Umkopieren der Bestände ist häufig notwendig:

• Datensätze müssen gelöscht werden (Datenschutz)

• Dokumente und Mappen sollen zusammengefasst werden (Performance)

• Datenträger altern (Sicherheit)

Sichere Speicherung

• Dokumente und Metadaten können grundsätzlich folgendermaßen gespeichert werden:

  • zentrale Speicherung

  • dezentrale, verteilte Speicherung

  • dezentrale Speicherung mit Replikation

  Daraus ergeben sich Unterschiede in Hinblick auf:

  • Administration

  • Transferzeiten (Latenz)

  • Speicherplatz

• Dokumente und die Metadaten können, müssen aber nicht gemeinsam gespeichert werden.

Drucken von Dokumenten

DM-Systeme müssen das Drucken von Dokumenten unterstützen, da Nutzer oft Ausdrucke benötigen (z. B. auf Baustellen)

Relevante Anforderungen an den Ausdruck:

• eindeutige Dokumentenkennungen müssen mit ausgedruckt werden

• relevante Dokumentenmerkmale (z. B. Autoren, Version, Status) sollten auf den Ausdrucken erscheinen

• ggf. automatisches Paginieren bei mehrseitigen Dokumenten; insbesondere wenn Signaturnachweise gefordert und mitgedruckt werden sollen

DMS als Infrastruktur

• DMS kann nie sinnvoll für sich allein stehen

• DMS bietet Dienste für andere Applikationen an, um Dokumente zu verwalten.

• Integration in:

  • Standardsysteme (wie MS-Office)

  • Mail-Systeme

  • ERP- / CRM- / PLM-Systeme und andere

  • Suchmaschinen

  • Workflow

  • Scanning

  • ...

• Referenzen auf Dokumente außerhalb des DMS

Typische (Web-) Dienste eines DMS

Beispiel: Anlagendokumentation

Beispiel: Anlagendokumentation

• Integrierte und konsistente Gesamtsicht auf alle Anlagen und ihre Bestandteile (Pläne und sonstige Dokumente)

• SAP als führendes System für Schlüssel (Datenqualität)

• Aktuelle Version der Dokumente überall und sofort verfügbar (Web)

• Revisionssichere Prozesse für Bereitstellung und Freigabe der Prozesse

• Eine verbindliche Quelle für alle Dokumente und alle Nutzer

• DMS wird für weitere Bereiche genutzt (z. B. SAP-Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Magazin, E-Mail-Archivierung).

Typische Fragestellungen bei Integration

• Welches System ist bezüglich der Schlüssel das führende System?

• Einheitliche Nutzer- und Zugriffsrechte

• Wie werden die Systeme synchronisiert (permanent-online oder zyklisch im Batch)?

• Schnittstellenrealisierung

• …

Kategorisierung von DMS Produkten

• nach Funktionsbreite

• nach Funktionstiefe

  Zum Beispiel in Hinblick auf unterstützte Dateiformate, unterstützte Barcode-Typen, ...

• nach Skalierung

  In Hinblick auf die Anzahl der Dokumente, die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer, die Anzahl der Standorte, ...

• nach Unterstützung spezifischer Kontextabhängiger Anforderungen

  Bei internationalen Unternehmen ist ggf. die Unterstützung von mehreren Sprachen notwendig bzw. die Einhaltung verschiedener rechtlicher Rahmenbedingungen. Weiterhin können besondere Schnittstellen zu anderen Systemen erforderlich sein.

Enterprise Content Management (ECM)

• Lösungen, die über das reine Dokumentenmanagement hinausgehen und auch Content-Management oder Records-Management (Schriftgutverwaltung) unterstützen.

• Häufig aus Content-Management-Systemen (CMS) hervorgegangen.

• unterstützt auch schwach- oder unstrukturierte Daten (z. B. E-Mails, Webseiten, ...)

Enterprise Content Management (ECM) im AIIM Modell[2]

Open-Source Lösungen (Stand 2024)

• Agorum Core Open

• LogicalDOC Open Source DMS

• Bitfarm Archiv

Open-Source Lösungen bieten meist grundlegende Funktionalität

Für bitfarm-Archiv Enterprise sind zumindest die Serverinstallation und eine Schulung des / der IT-Betreuer durch uns oder einen unserer Dokumentenmagementsystem Partner notwendig. So können wir dafür garantieren, dass das System funktioniert und den technischen Teil der zum Nachweis der Revisionssicherheit erforderlichen Verfahrensdokumentation übernehmen.

Gerade in kleineren Unternehmen mit übersichtlichen Anforderungen und knapper Kostenkalkulation kann das DMS anschließend in Eigenleistung konfiguriert werden. Tauchen dabei Fragen oder Probleme auf, stehen Ihnen unsere Supportmitarbeiter zur Seite. [...]Inklusive professionellem Support für ein Jahr sowie Installation, aller Module & Plugins, ist die Enterprise Version schon ab etwa 2500,- € erhältlich.